پنج راه برای اجتناب از فاجعه چیست؟

اینجا می‌خواهم به شما 5 گامی را معرفی کنم تا در 5 دقیقه بتوانید از کسب و کارتان محافظت کنید. یک نکته مهم را خوب به خاطر داشته باشید: بزرگ‌ترین درس در این زمینه را خودتان به خودتان خواهید آموخت. 

زیرا باید «طرح آمادگی در برابر فاجعه» را خودتان به محک بگذارید. ریسک‌های بزرگی وجود دارند که بدون تمرین‌کردن قابل پیش‌بینی نیستند. اگر کسب و کار را عرصه تمرین و محک بدانید، موفقیت‌های آینده طعم دیگری خواهند داشت. روزی داشتم در کنفرانس «انجمن ملی مالکان زنان در عرصه کسب و کار» سخنرانی می‌کردم. به طور تصادفی مالک یک کسب و کار را دیدم. او گفت که از کل اطلاعات محرمانه، مالی و حیاتی کارش یک نسخه پشتیبان تهیه کرده است. این ایده درخشان است. در واقع او امنیت کل اطلاعات کسب و کارش را تضمین کرده بود. این اطلاعات شامل موارد مقابل می‌شدند: اطلاعات مشتریان، اطلاعات خریدوفروش، اطلاعات مربوط به مالیات، اطلاعات مربوط به بازار سهام، اطلاعات مربوط به حقوق کارمندان و اطلاعات محرمانه شرکت. اما او یک نسخه پشتیبان دیگر نیز از کل کارش تهیه کرد. هر دو نسخه جدا از همدیگر در فواصل مکانی بسیار دور (مثلا در دو شهر متفاوت) نگهداری می‌شدند و جز خودش هیچ کسی محل‌شان را نمی‌دانست. باز هم این ایده درخشان است. اما او حتی به نسخه‌های پشتیبانش هم اطمینان نداشت. او اشتباه کوچکی را در قبال ایده بزرگش مرتکب شده بود؛ اما ماجرا از چه قرار است؟ فاجعه تجاری رخ داد. او در معرض ورشکستگی قرار گرفت. بسیاری از اطلاعات اولیه شرکتی تخریب یا نابود شده بودند. پس او باید به سراغ نسخه‌های پشتیبان می‌رفت تا خودش را از فاجعه نجات دهد. اما وقتی نسخه اول را ملاحظه کرد فهمید که این نسخه ناقص است. پس به سراغ نسخه پشتیبان دوم رفت. این نسخه هم ناقص بود؛ چراکه از روی نسخه اول تهیه شده بود. اشتباه او این بود که دو نسخه ناقص را از روی یک نسخه اصلی تهیه کرده بود. او در طول این مدت نسخه‌های جدیدی تهیه نکرده بود. وی عملا اطلاعات نسخه‌هایش را با اطلاعات فایل مرجع تطبیق نداده بود؛ اما با بررسی ماهانه نسخه‌ها و تهیه نسخه پشتیبان جدید می‌توان از این اشتباه نیز جلوگیری کرد. مالکان کسب و کارهای کوچک می‌توانند از طریق این راه حل‌ها خودشان و آینده‌شان را مصون نگاه دارند. به این ترتیب، حتی اگر با فاجعه مالی و تجاری روبه‌رو شدید، جان سالم به در خواهید برد. ابتدا باید به همه کسانی فکر کنید که به نحوی با کسب و کارتان در تماس هستند؛ برای مثال می‌توان از خانواده، کارمندان، خانواده کارمندان، مشتریان، دوستانتان، بانکداران، و بورس‌بازان نام برد. این پروژه را ابدا به تنهایی پیش نبرید. در هر شرایط کاری و مالی که باشید می‌توانید این نقشه را به کار ببنديد و یک «طرح‌آمادگی در برابر فاجعه» تهیه کنید. مطمئن باشید که کار چندان سختی نیست. این 5 قدم به این قرار هستند:

2-یادتان نرود که هر وقت به اداره پست رفتید مقادیری «قبض رسید گواهی‌نامه مراسلات» دریافت کنید. این قبض‌ها را در دفتر نزد خودتان نگاه دارید. من از این قبض‌ها در تمامی مکاتباتم با آژانس‌های فاجعه استفاده می‌کنم. این گواهی‌نامه‌ها کمتر از یک دلار هزینه برمی‌دارند! به این طریق، در شرایط بحران (و پس از آن) می‌توانید نشان دهید که قبوض مراسلات شما واجد ارزش مادی زیادی بودند.

3-یک شماره تلفن نداشته باشید. ده شماره تلفن هم نداشته باشید. همواره از تعدادی شماره تلفن استفاده نکنید. فرض کنیم که در شرکت کوچک شما از بیست تلفن داخلی استفاده می‌شود. شما باید یک شماره تلفن خاص را کنار بگذارید و به بحران اختصاص دهید. شماره تلفن دیگری می‌تواند به مشتریان، کارمندان، امور خدماتی، اقوام و آشنایان و خانواده اختصاص یابد. می‌توانید یک ایمیل آماده کنید و اطلاعات مربوط به تمامی شرکتتان را هر ماه در آن قرار دهید. این ایمیل می‌تواند در موقعیت فاجعه از طریق خط تلفن شما به جایی امن ارسال شود.

4-برای موفقیت در کسب‌وکار باید حلقه‌ای از دوستان تجاری را شکل دهید.این حلقه از دوستان امین يكدیگر هستند. شاید رقیب هم باشید. شاید در صنعت با هم مواجه شوید. شاید هر اتفاق تجاری برای شما بیفتد. اما در شرایط فاجعه که هر شرکتی می‌تواند سقوط کند، می‌توانید به هم یاری برسانید. وقتی همه شرکت‌های کوچک دارند نابود می‌شوند، شاید فقط چنین حلقه‌هایی جان سالم به در ببرند. می‌توانید انبارهای مشترک و فضاهای کار مشترک را در اختیار همدیگر بگذارید. به این ترتیب، بخش عظیمی از هزینه‌هایتان برای اجاره محل کسب‌وکار یا اجاره انبار کنار گذاشته می‌شود. این هزینه می‌تواند در شرایط فاجعه شرکت را کاملا نجات دهد.

شاید حس نکنید که چقدر در وضعیت اضطراری پیش آمده برای شرکتم حس راحتی می‌کردم. همه داشتند سقوط می‌کردند؛ اما کسب و کار من هنوز زنده بود. می‌دانستم که همه کارها را قبلا کرده‌ام. همه چیز را از قبل تدارک دیده بودم و در قبال شرکتم بسیار مسوولیت‌پذیر رفتار مي‌کردم. این اقدامات به من حس آرامش می‌دهد و تقریبا هیچ هزینه‌ای هم ندارد. امتحان کنید و همین امروز از آینده‌تان مراقبت به عمل آورید.