تقويت و توسعه مهارتهاي ارتباطی -بخش دوم-
نكته‌اي كه حائز اهميت است، برقراري ارتباط موثر با كاركنان يك علم و فراتر از آن يك هنر است. به اين معنا كه در عين استحكام، بايد انعطاف‌پذير و سازش‌پذير بوده و ارتباط و رفتار مدير بر مبناي نياز و انگيزه هر يك از كاركنان تنظيم شود. در هر حال بايد باور داشت كه كيفيت ارتباط سازماني به دو نكته مهم وابسته است: يكي توجه به نياز كاركنان و زيردستان و ديگري برخورداري از مهارتهاي ارتباطي موثر براي برقراري ارتباط با آنان.
گروهي از مديران در صدا كردن كاركنان با اسم كوچك تابع ملاحظات و ضابطه‌هاي خاصي نيستند. آنان همكاران و خصوصاً زيردستان را بدون در نظر گرفتن شرايط فردي و كاري آنها با نام كوچك صدا ميكنند. عموماً انگيزه مديران مزبور از اين كار، تسهيل برقراري ارتباط موثر و سازنده با زيردستان است. يك گام به پيش، آنان اين موضوع را يك مهارت مهم ارتباطي تلقي ميكنند. در مقابل مديران موصوف، گروه ديگري هستند كه نسبتاً رسمي عمل ميكنند؛ اين مديران احساس ميكنند كه بردن نام كوچك افراد در فرايند ارتباطات سازماني و اداري باعث مي‌شود ارتباطات مدير با زيردستان بيشتر از آنچه كه لازم است از مرحله شناخت و معارفه يكديگر فراتر مي‌رود. اين كه كاركنان را با نام كوچك يا فاميلي آنان صدا كنيم چندان اهميت ندارد. مهم اين است كه مرتكب اين اشتباه نشويم كه محدوده برقراري ارتباط سازماني و انساني مطلوب و موثر كوچك شود. اين كه افراد را با نام كوچك صدا كنيم و متقابلاً به آنها اجازه دهيم كه اين عمل را در مورد ما تكرار كنند، تنها راه برقراري ارتباط موثر نخواهد بود.
بايد دانست كه استفاده از نام كوچك مي‌تواند به عنوان يك عنصر در مهارتهاي ارتباطي در مورد برخي افراد و گاهي اوقات باعث تسهيل برقراري ارتباط به منظور پيشبرد كاركرد‌هاي مديريت شود. اما گاهي نيز نتيجه عكس خواهد داد! پس مديران مي‌بايست فرد مقابل، شرايط، زمان و موقعيتها را به خوبي بسنجند سپس در اين باره تصميم بگيرند. در هنگام مواجه شدن با مديران و مقامات ارشد قضيه برعكس است؟ يعني بهتر است آنان را با نام خانوادگي صدا كنيم. براي ناميدن مقامات بالا و ارشد سازمان پيشنهاد مي‌شود از مقررات يا عرف رايج در جامعه تبعيت كنيم در واقع بايد از خطاب قرار دادن آنان با نام كوچك اجتناب ورزيم.
*پول، هدف اصلي نیست!
بيشتر مديران به اشتباه تصور مي كنند كاركنان براي به دست آوردن پول و بهره‌مند شدن از قدرت خريد بيشتر در سازمانها تلاش خود را به كار مي‌گيرند. ممكن است اين ادعا تا حدودي صحيح باشد اما صاحبنظران معتقدند عوامل مادي تنها تا اندازه‌اي در ايجاد و تقويت انگيزه نيروي انساني در سازمانها موثر است. پژوهشهاي انجام شده نشان مي‌دهد كه تاثير پول و درآمد به عنوان يك نيروي برانگيزاننده براي كار بيشتر در سازمانها ناچيز است. بلكه تحقق اين موضوع بيش از هر چيز به توجه و پاسخگويي «نيازهاي» كاركنان بستگي دارد.
ارتباطات سازماني به تنهايي تاثير زيادي در ايجاد «انگيزه» و تقويت كار و تلاش نيروي انساني سازمانها دارد. به نظر شما چگونه مي‌توان از عامل «ارتباط» در جهت ايجاد «انگيزه» در كاركنان بهره برد؟ در اين باره مي‌توان گفت كه چگونگي برخورد با ارزشها و نيازهاي غير مادي كاركنان اهميت شاياني دارد و تسلط بر مهارتهاي ارتباطي آن را ميسر مي‌سازد، به موارد زير توجه كنيد:
الف- داشتن درك درست از حس انجام كار و ابراز قدرداني
(مثال) مدير: «كاري كه امروز انجام دادي، بهترين كار ممكن بود. من فكر نمي‌كردم با اين امكانات محدود بتواني به اين خوبي از عهده انجام آن برآيي!«
ب- رفتار منصفانه و عاري از تبعيض
(مثال) مدير: «هفته گذشته شخص ديگري را مامور انجام اين كار طاقت‌فرسا كردم. هفته آينده هم نوبت شماست. مطمئنم، اين كار به طور قطع و بدون برو برگرد همانند گذشته انجام خواهد شد.«
ج- احترام به عقايد شخصي و احساسات كاركنان
(مثال) مدير: «ممكن است خواهش كنم درخارج از اتاق نوشابه‌اي با هم بنوشيم تا سر فرصت پيرامون مشكل امروز با يكديگر صحبت كنيم؟ شايد بتوانيم راه‌حلي پيدا كنيم كه باعث شود دوباره چنين مشكلي پيش نيايد!«
د- احترام به آزادي بيان و ابراز آزاد عقيده
(مثال( مدير: «شنيدن پيشنهاد‌هاي شما براي من بسيار جالب است و همين‌طور نقطه نظرات انتقادي شما. هميشه اين حالت را در خود حفظ كن تا اگر متوجه كمبودي در كار شدي و يا احساس كردي كه حقي از شما ضايع شده است، حتماً و بدون ملاحظه آن را ابراز كني!«
ه- تامين فرصت پيشرفت و ترقي براي كاركنان
(مثال) مدير: «تو مجبور نيستي كه تا ابد به همين كار مشغول باشي! چون مشاغل بهتري وجود دارد كه به محض آن كه اندكي تجربه و مهارت پيدا كني، مي‌تواني يكي از آنها را انتخاب كني. در خلال اين مدت هم كمكهاي لازم را در اين خصوص از تو دريغ نخواهم كرد.«
و- قرار دادن كاركنان در جريان امور
(مثال) مدير: «هفته آينده جنب و جوش زيادي در كارگاه شروع مي‌شود.
نگران نشو! اين جنب و جوش و شلوغي براي انجام يك
كار كارشناسي در مورد راه‌اندازي خط توليد جديد است. اين كار زود تمام خواهد شد و
آرامش مجدد برقرار مي‌گردد!«
*ارتباط و رضايت شغلي
نارضايتي كاركنان از شغل و حرفه خود، عوارض و پيامد‌هاي متعددي را در پي خواهد داشت. يكي از مهم‌ترين نشانه‌هاي نارضايتي شغلي تنزل روحيه فرد و ايجاد تزلزل و ترديد در اوست. در اينجا اين سوال پيش مي‌آيد كه آيا ايجاد رضايت شغلي در كاركنان در زمره وظايف و مسئوليتهاي مديران و سرپرستان است؟واقعيت اين است كه همان قدر كه سازمان در برقراري و تنظيم روابط انساني خوب مي‌تواند موثر باشد، مديران نيز تاثير گذارند. مي‌توان گفت وقتي كه سازمان به مدير اجازه مي‌دهد تا فضاي مناسبي را براي كار ايجاد كند، در واقع انجام وظايف مديريتي او را تسهيل نموده و در انجام موثر و روان آن وظايف كمك كرده است. در اين ميان نقش كاركنان در وظيفه اصلي مدير به تنظيم ارتباطات شخصي و سازماني با زيردستان خود مربوط مي‌شود.
گفتني است كه هيچ يك از عوامل و ابزارهاي مادي (غذا، كمك نقدي، كمك جنسي و ...) نمي‌تواند جايگزين برقراري ارتباط موثر و توام با تدبير مدير با زيردستان شود بنابراين، سازمان و مدير هر دو به طور توامان مسئوليت تامين رضايت شغلي را در ميان كاركنان برعهده دارند.
مديران هم به لحاظ رويكرد ارتباطي و هم به لحاظ رفتار فردي و تخصصي نقش به سزايي در تامين رضايت شغلي كاركنان دارند برخي از آنها به اين شرح است:
- سلوك و رفتار شخصي :نحوه برخورد مدير با كاركنان، مشكلات، موفقيتها و فرصتهايشان
- ارتباطات انساني :به مفهوم كنش و واكنشهاي متقابل مدير با كاركنان خصوصاً هنگامي كه كارها و مسئوليتهاي مشتركي انجام مي‌دهند.
- انگيزش: به مفهوم مشي اصلي است كه مديران براي تامين نيازهاي امنيت، احترام و ارزشهاي شخصي كاركنان اتخاذ ميكنند.
- شخصيت: به مفهوم عواملي مانند تحصيلات، محيط و تجربيات مدير كه در تعامل با كاركنان مي‌تواند انگيزه‌هايي را در فرد ايجاد و تقويت كند.
منبع: سایت راهکار مدیریت
