گزارش نویسی و مهارت یافتن پرسش کلیدی و یادداشت برداری - درس دوم

هر گزارش، پاسخ به یک سوال است. این مسئله‌ای است که اکثر ما در میان تراکم کارها و فعالیت‌ها به فراموشی می‌سپاریم. چه مدیری که از ضعف مهارت گزارش نویسی در همکاران خود گله‌مند است و چه کارمندی که معتقد است گزارش نویسی، کاری بی‌خاصیت و زمان‌بر است و چه دانشجویی که برای نوشتن گزارش آزمایشگاه، آه و ناله می‌کند.

هنر ما این است که به این مسئله توجه داشته باشیم و قبل از تنظیم گزارش، به آن سوال کلیدی فکر کنیم و اگر مدیری هستیم که از همکاران و زیردستان خود، انتظار گزارش نویسی حرفه‌ای را داریم، برای آنها مشخص کنیم که این گزارش باید در پاسخ به چه سوالی تنظیم شود. به این سوال، سوال پایه‌ی گزارش گفته می‌شود.

همیشه قبل از یادداشت برداری باید از خودمان بپرسیم که چرا نیاز به یادداشت برداری دارم؟

این سوال، بسیار مهم است. چون خیلی از ما از روی عادت یادداشت برداری می‌کنیم و اصلاً نیازی به این کار وجود ندارد یا اینکه واقعاً به یادداشت برداری نیاز داریم. اما چون سبک یادداشت برداری ما مناسب نیاز ما نیست، این ثبت یادداشت‌ها چندان کمکی به ما نمی‌کند.

اجازه بدهید برخی از دلایل یادداشت برداری را در اینجا با هم مرور کنیم:

* در یک جلسه کاری هستیم و قرار است بعداً گزارش آن را به مدیر خود ارائه کنم.

* در یک جلسه هستیم و قرار است بعداً صورتجلسه مربوط به آن را تنظیم کنم.

* در حال خواندن کتابی هستم و می‌خواهم بعداً از برخی نکات آن در یک سخنرانی استفاده کنم.

* در حال خواندن کتابی هستم و می‌خواهم بعداً از آن در مقاله‌ای که می‌نویسم استفاده کنم.

* مجموعه‌ای از ایده‌ها در ذهن من است و می‌خواهم آنها را ثبت کنم تا بعداً فراموش نشوند.

* با یادداشت برداری ذهنم را مرتب می‌کنم تا بتوانم سخنرانی موفق یا صحبتی اثربخش در یک جلسه داشته باشم.

* می‌خواهم با یادداشت برداری به ذهنم کمک کنم تا مطالب شنیده شده یا خوانده شده را بهتر طبقه بندی کند.

* می‌خواهم یادداشت برداری کنم تا تمرکز بیشتری در فضای جلسه داشته باشم.

* می‌خواهم مواردی از کارها و فعالیت‌های روزانه را که بعداً‌ باید به مدیر یا سرپرستم گزارش بدهم، به صورت موقت ثبت کنم تا فراموش نشوند.

بسته به اینکه هدف ما کدامیک از موارد بالا باشد، ممکن است لازم شود که سبک یادداشت برداری متفاوتی را مورد استفاده قرار دهیم.

روشهای دیگری یادداشت برداری مانند نرم افزارهای وان نوت و اورنوت نیز وجود دارد، اما آنچه در اینجا مورد توجه قرار است یادداشت برداری با استفاده از کاغذ است. اگرچه بسیاری از اصول و مفاهیم تفاوت چندانی نمی‌کنند و کسی که یادداشت برداری حرفه‌ای روی کاغذ را بلد باشد، در استفاده از سایر ابزارهای یادداشت برداری هم موفق خواهد بود.