شیر ناصرالدین شاه و نظریه کنترل در سیستم ها
شاه خبردار شد و یکی از درباری ها را فرستاد که نگهبان آن دو باشد. این یکی چون درباری بود دو برابر آن دو، بر می داشت.
پس از مدتی به شاه خبردادند؛ جناب شاه، شیر از گرسنگی دارد می میرد.
جستجو کردند و دیدند که این سه با هم ساخته اند و همه اندام های گوسفند را می برند و شیر بیچاره فقط دنبه گوسفند برایش می ماند.
ناچار هر سه را کنار گذاشت و گفت:
یک نگهبان دزد بهتر از سه تا دزد نگهبانه
شرح مختصری بر حکایت
در ابتدا باید بگویم که در حکایت، توصیف هایی چون دزد به کار رفته است، تقاضا دارم در شرحی که نوشته می شود، شباهتی بر آن متصور نگردد.
هر فعالیتی که گروهی و انفرادی، اقتصادی و انتفاعی، عمومی و عام المنفعه انجام می شود را می توان یک سیستم در نظر گفت. از تمامی این سیستم ها، نتیجه و هدفی مورد انتظار است.
برای حصول اطمینان از کسب نتیجه به صورت روتین و مداوم، ما سیستم ها را مدیریت می کنیم و می خواهیم مطمئن باشیم که کارها و فعالیت ها به صورت عادی و روزانه انجام می شوند، مشکلات شناسایی شده و مسائل، حل گردند. همچنین انتظار داریم پس از آن، عملکرد عادی سیستم در سطحی بالاتر دنبال شود و بهبود یابد.
جزء مهمی از فرآیند مدیریت بر سیستم، کنترل است. شما به عنوان
مالک فرآیند و مدیر ارشد باید بر سیستم کنترل داشته باشید تا از شدن آنچه که باید
باشد اطمینان حاصل نمایید و در غیر آن، از انحراف آگاهی یافته و آن را با اقدامی
واکنشی، اصلاح نمایید. تا اینجا که همه چیز، منطقی طرح شده است اما:
*اعمال کنترل بر سیستم باید به چه صورت انجام شود؟
*چه سطح و شدتی از کنترل را باید اعمال نمود؟
*آیا تماما باید کنترل فیزیکی و از نزدیک به صورت تمام وقت انجام شود؟
آیا مثلا باید بر هر کارگر یک سرکارگر گمارد تا وی را کنترل کند؟ یک سرپرست، تا سرکارگر را کنترل کند؟ یک رییس، سرپرست را، یک مدیر، رییس را؟ معاونت، مدیر را؟ و مدیر عامل، معاونت را؟
این که برای کنترل مقداری کار بود، برای کنترل کیفیت کار یک کارگر چطور؟ بازرس کنترل کیفیت، سرپرست کنترل کیفیت و . . .
همین طور کنترل جنبه های دیگر کار پرسنل سازمان.
در این جا دزدی دیگر موضوعیت ندارد ما خودمان گوشت گوسفند یا همان منابع سازمان را بین افرادی که کار مثبتی انجام نمی دهند تقسیم می کنیم تا همه مواظب و مراقب آن کسی باشند که دارد کار اصلی را انجام می دهد و با کارش مقدمات تهیه منابع سازمان را فراهم می کند.
کنترل، ارزش افزوده ایجاد نمی کند. کنترل، هزینه است اما به هرحال در جاهایی ضرورت های بسیار مهمی دارد. مدیریت، نیاز به اطلاعات دارد و این داده ها از کنترل حاصل می شود.
مدیریت، اطمینان می خواهد و به همین دلیل برای آن هزینه می کند. اما پرداخت هزینه باید ما به ازای ارزشی باشد که ایجاد می گردد. اعتماد، هزینه ندارد و از کنترل ارزان تر تمام می شود اما ایجاد دوطرفه اش سخت و قدری پیچیده است. سیستم کنترلی مختصر اما مفید، کوچک اما کارآمد و سبک اما اثربخش ایجاد کنید.
نقاط کلیدی را بشناسید و مکانیزم های کنترلی خود را آنجا قرار دهید. کنترل فیزیکی همه چیز شاید بعضی جاها الزام مدیریتی داشته باشد اما سعی کنید از به کارگیری گسترده آن بپرهیزید. یک سیستم کنترلی هوشمند با چاشنی اعتماد چیزی است که به آن احتیاج دارید.
پیش از برقرار کردن کنترل در هر نقطه، تحلیل هزینه فایده روی آن انجام دهید. یک فروشگاه زنجیره ای بزرگ تحلیل جالبی انجام داده بود، هزینه ای که برای نگهبان های داخل فروشگاه در عرض یک سال پرداخت می کرد ده برابر میزان دله دزدی هایی بود که پیش از استخدام نگهبان ها اتفاق می افتاد.
منبع: http://rahbordcmc.ir
