کد خبر: ۳۵۶۱
تاریخ انتشار: ۰۲ آبان ۱۳۹۵ - ۰۹:۱۷

نامه‌های اداری از نظر ماهیت و چگونگی بیان حالات درونی (لحن) به طور کلی، به موارد زیر تقسیم می‌گردد:

نامه‌های خبری

در این گونه نامه‌ها، معمولاً به گیرندگان نامه یا ارباب رجوع، اخبار و چگونگی پیشرفت انجام کار یا نتیجه آن داده می‌شود. گزارش‌های خبری از جمله این نامه‎ها می‌باشد.

به عنوان نمونه، به نامه زیر توجه نمایید:

همکار محترم، آقای علی امینی

با توجه به در خواست وام مسکن که از طرف شما ارسال گردیده به آگاهی می‌رساند:

براساس دستور مدیریت محترم اداری، تا اطلاع ثانوی، این اداره از پراخت هرگونه وامی به همکاران معذور است.

لطفاً با توجه به اینکه درخواست شما در نوبت پرداخت قرار می‌گیرد، از ارسال درخواست مجدد خودداری نمایید.

نام و نام خانوادگی

امور کارکنان دایره وام

امضا

 نامه‌های اداری از دیدگاه کاربردی و ماهیت کار

نامه‌های بازدارنده

نامه‌های بازدارنده نامه‌هایی هستند که از انجام کار و یا ادامه فعالیت بخصوصی جلوگیری به عمل می‌آورند.

نامه‌های دستوری یا درخواستی

از این گروه، نامه‌های بیشتری در سازمان‌ها تهیه می‌گردد. نامه‌های دستوری یا درخواستی، بخصوص در ادارات دولتی، حجم بیشتری از نامه نگاری‌های اداری را تشکیل می‌دهد. در نامه‌های دستوری می‌توان انجام گرفتن کاری را در خواست یا از انجام آن جلوگیری نمود(مانند نامه‌های بازدارنده). در نامه‌های درخواستی می‌توان نتیجه کار یا انجام گرفتن امری را طلب نمود.

نامه‌های دستوری از بالا به پایین صادر می‌گردد اما نامه‌های در خواستی ضمن این‌که می‌تواند ارتباط میان دو واحد هم‌سطح را بر قرار کند، از پایین به بالا نوشته و ارسال می‌شود مانند:

درخواست دایره کار گزینی منطقه ..... از حوزه‌های تحت سر پرستی مبنی بر ارسال صورت اسامی کارکنان دانشجو.


 نامه‌های اداری از دیدگاه کاربردی و ماهیت کار


نامه‌های هماهنگی

زمانی که هدف از نگارش نامه ایجاد هماهنگی و یکنواختی در سازمان باشد، از این نوع نامه استفاده می‌شود. بخشنامه‌ها از انواع شایع و رایج این گونه نامه‌ها می‌باشد(به طور کلی با توجه به موارد ذکر شده، بخشنامه‌ها به دو گروه کلی، بخشنامه‌های داخلی و بخشنامه‌های خارجی تقسیم می‌گردد.) ضمن این‌که نامه‌های رونوشت‌دار نیز به نحوی دراین گروه از نامه‌ها قرار می‌گیرد.

نامه‌های اداری از دیدگاه کار بردی

نامه های اداری از نقطه نظر کاربردی به انواع مختلف زیر تقسیم می‌گردد:

نامه‌های اداری (عادی)

نامه‌های عادی که بیشترین حجم نامه‌نگاری اداری را تشکیل می‌دهند بر اساس تقسیم‌بندی از نظر سطوح سازمانی و نوع کار برد و ماهیت آن‌ها مابین واحدهای مختلف یک سازمان (درون سازمان) یا میان یک وزارت‌خانه یا سازمان و یا یا مراکز اداری دیگر(برون سازمان) تهیه می‌گردد. این نامه‌ها جهت برقراری ارتباط صحیح و سریع و به جریان انداختن اموراداری کارساز می‌باشد و بسیاری از مشکلات و مسائل اداری به وسیله این نامه‌ها حل و فصل می‌گردد که به نمونه‌هایی از آنچه قبلاً اشاره شده است.

 نامه‌های اداری از دیدگاه کاربردی و ماهیت کار

بخشنامه و اطلاعیه

بخشنامه و اطلاعیه ماهیتاً یک کار مشابه را انجام می‌دهد اما ظاهراً قید لازم الاجرا بودن، بخشنامه را از اطلاعیه جدا می‌گرداند. بدین ترتیب بخشنامه گونه از اطلاعیه می‌باشد که جهت ایجاد هماهنگی و ابلاغ سریع و فراگیر دستورات صادر می‌شود.

 نامه‌های اداری از دیدگاه کاربردی و ماهیت کار

بخشنامه‌ها جزو با صرفه‌ترین و سریع‌ترین نوع نامه‌ها و اطلاعیه‌های سازمانی، جهت ابلاغ امور سازمانی به واحدهای پراکنده و متعدد سازمانی می‌باشد.

در بخشنامه نویسی باید دقت نمود، مضمون داده‌ها بسیار موجز و گویا باشد تا از طرف مخاطبان به آسانی دریافت شود و برای کلیه کارکنان قابل فهم باشد. هدف اصلی از صدور اطلاعیه، اعلام خبرها، دستورات و تصمیمات متخده سازمانی به واحدهای گوناگون و پراکنده سازمان می‌باشد.

هرگاه آگاهی از مطالبی متعدد و یکنواخت برای ارکان یا اعضای پراکنده دستگاهی لازم آید، همه را در نوشته‌ای به نام بخشنامه می‌گنجانند، بخشنامه اگر به موقع صادر و فرستاده شود و علاوه بر این اگر روشن و خوانا و در خور امکانات باشد، بسیاری از مشکلات و ابهامات دستورات اداری را حل می‌کند.

صدور بخشنامه از بالا به پایین می‌باشد اما صدور اطلاعیه می‌تواند از جانب مراجع و مراکز غیررسمی داخل یک سازمان نیز انجام گیرد مانند: اطلاعیه‌های متعدد شرکت تعاونی مصرف یا مسکن کارکنان یا اطلاعایه‌های انجمن اسلامی سازمان‌ها و ادارات دولتی و خصوصی.


منبع: واحد آموزش پدیده تبار


سمیتئاتر