اتوماسيون اداری چه تأثیری در كاهش مفاسد اداری دارد؟

در اين مطلب از پدیده تبار تلاش می‌شود تا دست‌آوردهای اتوماسيون اداری، در زمينه اينگونه مفاسد و مشكلات اداری، شناخته شود.

درباره سودمندی اتوماسيون اداری شرکت‌ها و ادارات بحث‌هايی بسيار مطرح شده است، اما بيشتر کارشناسان برای اثبات آن به ابعاد اقتصادی و مديريتی آن پرداخته‌اند. امکان تبادل سريع مکاتبات، سادگی روند پيگيری مكاتبات، جلوگيری از ثبت‌های چندباره، جلوگيری از تكثير بی‌مورد مكاتبات، امكان طبقه‌بندی مكاتبات در رده‌های گوناگون و جست‌وجوی سريع آنها، امكان بررسی عملكرد كارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امكان سازماندهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقيق جريان مكاتبات و فعاليت‌ها، دلايلی هستند كه از همين ديدگاه سرچشمه می‌گيرد.

اين مقاله از ديدگاه كاهش مفاسد مالی و جلوگيری از نارضايتی ارباب‌رجوع، اتوماسيون اداری را بررسي می‌كند.

اين روزها ديگر همه مردم با اصطلاحاتی چون "اتوماسيون اداری"، "فساد اداری و مالی" و "نارضايتی ارباب رجوع" آشنایی دارند.

در انبوه مقالاتی كه درباره روش‌های مبارزه با مفاسد مالی منتشر شده، بر برخی از اصول بيشتر تأكيد مي‌شود كه در هر كشور (با توجه به شرايط سياسی، اجتماعی و مديريتی آن) بايد تطبيق، تبيين و اجرا گردد.

فصل مشترك و اهم اصول مبارزه با مفاسد مالی در اين مقالات عبارت است از:

تقويت، شفافيت و پاسخگويی بخش دولتی، مستند سازی، تسهيل مقررات اداری، تقويت نظام حسابرسی و ذيحسابی و كنترل و نظارت موثر بر فعاليت‌های مالی و بودجه دولت و شركت‌های دولتی، تقويت نظام مالياتی و مبارزه قاطع با پولشويی، خصوصی سازی، تبيين اخلاق حرفه‌ای، اطلاع‌رسانی شفاف، سريع و بدون تبعيض تصميمات موثر بر شاخص‌های اقتصادی، معاضدت قضايی با ديگر كشورهای طرف قرارداد بازرگانی و...

اما همانگونه كه ديده می‌شود، گرايش اصلی اين پيشنهادها، پيشگيری از مفاسد مالی در كشورهاست.

در همين حال، مجموعه تلاش‌های بالا ضمن پيشگيری از مفاسد مالی، بر تقويت ابزارهايی تأكيد دارد تا حكومت در صورت بروز فساد، بتواند به سرعت و دقت آنرا كشف و با مفسدان مقابله كند. طبيعی است كه مجازات‌های بازدارنده قانونی و برخورد قاطع و بدون تبعيض دستگاه قضايی با متهمان، مكمل و در واقع ضمانت اجرای تصميماتی است كه دولت برای پيشگيری از مفاسد و مبارزه با آن پيش می‌گيرد.

اكنون با فرض بر اينكه قوانين بازدارنده برای مبارزه با مفسدين وجود دارد و دستگاه قضايی هم بدون تبعيض و اغماض با متخلفان برخورد می‌كند، به اين نكته می‌پردازيم كه آيا زمينه‌های لازم برای اجرای تصميمات و سياست‌های نظارتی دولت وجود دارد يا خير؟

طبيعی است كه فرض مجازات بازدارنده و برخورد بدون تبعيض و اغماض هنگامی محقق خواهد شد كه مستندات و ادله لازم برای اثبات جرم فراهم شده باشد وگرنه حتی اگر همه كارهای قوه قضاييه به خوبی پيش‌رود، بزرگترين مجرمان هم می‌توانند به سادگی از عدالت بگريزند.

در اينجا منظور از قوه قضاييه كليه مراجع تصميم گير و صادركننده حكم در مورد تخلفات مالی (مانند: دادگاه‌ها و دادسراهای عمومی و انقلاب، سازمان تعزيرات حكومتي، دادگاه‌های تخلفات اداری، مراجع مختلف صادر كننده جريمه در دستگاه اجرايی از قبيل مميزان مالياتی، بازرسان كار و تأمين اجتماعی، ماموران گمرك، نيروی انتظامی و وزارت اطلاعات در مورد مصالحه اداری با قاچاقچيان كالا و ارز) است. به همين ترتيب عبارت قوه قضاييه بسياری از بخش‌هايی را كه به صورت اعتباری زير نظر اين قوه اداره می‌شود را (مانند: سازمان ثبت اسناد، ثبت شركت‌ها و ثبت مالكيت معنوی) در بر نمی‌گيرد.

اكنون فرض می‌كنيم كه نظام و به ويژه دولت عزم خود را در پيشگيری و مبارزه با مفاسد جزم كرده، تصميمات لازم برای اين امر را نيز به‌تصويب رسانيده است. آيا نظام اداری و مديريتی حكومت و بخش خصوصی، حتی با فرض پذيرش چنين كارهايی، توان و آمادگی لازم را برای اجرای اين تصميمات دارند؟

برای نمونه، شركتی كه در وضعيت نامناسب مالی است، با ارايه گزارش‌های غير واقعی به بانک‌ها و ديگر موسسات پولی كشور، با فريب آنها وام‌های كلانی از سيستم بانكی دريافت می‌كند. آثار اقتصادی و اجتماعی اين كار به ظاهر كوچک، برای كشور بسيار ويرانگر است: زيرا با گسترش اين كارها، بانك‌ها امكان پرداخت سود بيشتر به مشتريان را از دست می‌دهند و در نتيجه، وجوه مردم به مبادی غير رسمی و پرخطر هدايت می‌گردد.

از آنجا كه كمترين نظارتی هم بر اين موسسات (كه با نام‌های گوناگون و حتی صندوق قرض الحسنه نيز فعاليت می‌كنند) نمی‌‌شود، خطر ورشكستگی اين موسسات را تهديد می‌كند. با ورشكستگی هر يک از اين موسسات، ده‌ها و صدها خانواده تمام يا بخشی از هستی خود را از دست می‌دهند، صدها پرونده در دادگاه‌ها تشكيل می‌گردد و ساعت‌های زيادی از وقت مردم و مسوولان قضايی و امنيتی، صرف رسيدگی به اين پرونده‌ها می‌شود.

اما اين تنها بخشی از ويرانگری‌های گزارش‌های غير واقعی به بانک‌ها است. پس از گسترش اين گونه كارها، بانك‌ها برای ايمن ماندن از ريسک سوخت مطالبات خود، همه مشتريان را وادار به ارايه وثيقه‌های سنگين ملكی می‌كنند.

برای هر بار توثيق يك ملک، ضمن انجام كارهای مستقيم اداری كه در بانک و ثبت اسناد صورت می‌گيرد، مشتری بايد با مراجعه به شهرداری و دارايی و اخذ مفاصا حساب، هزينه‌های محضر را هم بپذيرد.

اين كار و كارهای همانند آن (كه در كشور پرشمارند) موجب ارجاع انبوه مراجعان به دستگاه‌ها شده، در نتيجه بخشی از نيروی مديريتی آنها را به خود مشغول می‌سازد. در اين ميان، بسياری از نيازمندان و كارآفرينانی كه امكان ارايه وثيقه ملكی سنگين را ندارند، از دسترسی به وام بانكی محروم می‌مانند و به بازار آزاد و روش‌های غير مجاز روی می‌آورند.

اكنون دو پرسش به ميان مي‌آيد: يكی اينكه در شرايط كنونی و با امكانات موجود، برای آگاهی از وضعيت مالی و اعتباری يک شخص خصوصی (حقيقی يا حقوقی) چه راه‌هايی وجود دارد؟ و دوم آنكه برای ايجاد اين امكان چه راهكاری وجود دارد؟

پاسخ پرسش نخست اين است كه در هم‌اكنون تنها راه بانک‌ها برای اين بررسی، اتكا به پيشينه و گذشته مشتری و يا مشاهده دارايی‌هاي مشهود مشتری است. از اين گروه از مشتريان كه بگذريم در ديگر موارد بانک مجبور است به ادعای مشتري بسنده كند و مشكل كمبود اطلاعات خود را با وثيقه جبران كند. اما در شركت‌های دولتی كه دارای يک دفتر امور مالی هستند، امكان اتكا به صورت‌های مالی و دفترهای قانونی شركت وجود دارد.

پاسخ پرسش دوم نيز اين است كه دولت می‌تواند با ايجاد زيرساخت‌های لازم، اين امكان را ايجاد كند كه اطلاعات ارايه شده از سوی اشخاص قابل استناد و اطمينان باشد.

مهم‌ترين اين كارها، اجراي كامل قانون حسابرسان رسمی است تا درستی اطلاعات هر شركت از سوی يك نهاد رسمی و قانونی ديگر تأييد شود. اما اين روش نيز به تنهايی كافی نيست، زيرا حسابرسان رسمی نيز در بسياری از موارد به دريافت تأييديه از شركت‌ها و سازمان‌های ديگر نيازمندند. از اين گذشته، حسابرسان رسمی بيشتر بر پايه اسناد موجود نظر می‌دهند و اگر شركتی بر خلاف روال قانونی و با ارايه گزارش‌های دروغ از بانک وام دريافت كرده باشد، از آن آگاه نخواهند شد.

راه حل تكميلی آن است كه در يک سيستم اطلاعات مديريت متمركز، همة اطلاعات ارايه شده از سوی اشخاص (حقيقی و حقوقی) به دستگاه‌های گوناگون كشور ثبت گردد و هر يک از دستگاه‌ها برای كسب اطلاعات درست به سيستم مراجعه كند.

برای نمونه، اگر در اين سيستم اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالياتی فرد ثبت گردد، همه اشخاص برای كسب اعتبار بيشتر در سيستم بايد درآمد واقعی خود را آشكار سازند و شركتی كه برای فرار از ماليات، اطلاعات مالی ضعيفی را ارائه كند بايد هزينه‌های مربوط به وضعيت مالی ضعيف خود را نيز بپردازد. از رايج‌ترين اين هزينه‌ها ارايه وثيقه بيشتر هنگام اخذ وام خواهد بود.

گفتنی است كه برای داشتن يک سيستم بزرگ متمركز كه اطلاعات مالی شركت‌ها را در اختيار همگان قرار دهد، در گام‌های آغازين به يک سيستم مداوم و پرسرعت نياز نيست و با كمترين امكانات سخت افزاری و سيستم‌های اتوماسيون اداری معمولی نيز راه‌اندازی چنين مراكزی امكان‌پذير است.

از ديگر تخلفات مالی كه ده‌ها پرونده در مورد آن در شعب گوناگون دادگاه‌ها وجود دارد، جعل اسناد و مدارک و مجوزهای دستگاه‌های دولتی است. در واقع به دليل نبود يک سيستم مكانيزه ارتباطی ميان دستگاه‌های گوناگون كشور، متخلفان اين امكان را می‌يابند كه با جعل اسناد دستگاه‌های دولتی، مفاسد مالی كلانی را مرتكب شوند. در برخی موارد، برخی دستگاه‌های دولتی برای اطمينان از عدم جعل اسناد كارهای اداری بسياری را در روند كار ارباب رجوع گنجانيده‌‌اند، كه موجب اتلاف منابع و به‌ويژه وقت ارباب‌رجوع گشته است. اين در صورتی است كه دستگاه‌های دولتی و حتی خصوصی ارايه كننده مجوزهای گوناگون، می‌توانند با تجهيز به سيستم‌های اتوماسيون اداری، اسناد و مكاتبات خود را با اطمينان بالا در اين سيستم‌ها مبادله كنند.

از ديگر مفاسد اداری كه در دستگاه‌های دولتی صورت می‌گيرد، معطل كردن بيش از اندازه ارباب رجوع و ارجاع بی‌مورد كارهای وی به بخش‌های بی‌ربط است. اين كار سرانجام به پرداخت وجوه غير قانونی توسط ارباب رجوع برای تسريع در كارهای خود خواهد شد. اين در حالی است كه كارهای برخی ديگر از مراجعان به‌سرعت و بدون رعايت بسياری از تشريفات اداری انجام می‌گردد.

اما اگر مكاتبات و امور اداری ارباب رجوع به‌دقت ثبت گردد و امكان پيگيری شكايات آنها امكان‌پذير باشد، بسياری از اين مفاسد كاهش يافته يا دست‌كم قابل شناسايی می‌شود و در اين صورت برخورد دقيق با متخلفان آسان می‌گردداز ديگر چيزهايی كه ارتكاب مفاسد مالی در نظام اداری كشور را آسان می‌كند، گم شدن و گم كردن اسناد و مدارک رسمی است. همچنين در جريان رسيدگی به گزارش‌های مربوط به مفاسد مالی توسط واحدهای بازرسی و حسابرسی، مفسدان برخی از اسناد و مدارک را از بين می‌برند. بديهی است، در صورتی كه سيستم‌های اتوماسيون اداری در اينگونه مراكز به‌كار روند، اين امكان نيز از دسترس متخلفان خارج می‌گردد.

يكی از ديگر مشكلات واحدها و دستگاه‌های بازرسی و حسابرسی در نظام اداری كشور اين است كه براي رديابی و پيگيری قراردادها و معاملات و مستندات مربوط به درآمدها و هزينه‌ها (به‌علت در دسترس نبودن سريع اسناد پيگيری) از خود زمان و توان بالايی را صرف می‌كنند؛ كه اين كار نيز با برپايی اتوماسيون اداری به كمترين اندازه می‌رسد.

مزايای گفته شده برای سيستم‌های اتوماسيون اداری مشروط به آن است كه دولت به صورت هماهنگ، اقداماتی را در كشور انجام داده، شركت‌ها و موسسات تهيه كننده اين سيستم‌ها را وادار به رعايت برخی ضوابط در اين سيستم‌ها كند. اهم اين اقدامات و الزامات به شرح زير است:

دولت همه دستگاه‌های دولتی را ملزم سازد تا با زمانبندی مشخصی، سيستم مكاتبات خود را مكانيزه كرده، امكان پيگيری مكاتبات ارباب رجوع را از طريق اين سيستم‌ها امكان‌پذير سازد. در همين راستا دولت بايد از استقرار سيستم‌های اتوماسيون اداري كه ضوابط دولت را رعايت نكنند، جلوگيری كند.

دولت بايد شركت‌های توليد كننده سيستم‌های اتوماسيون اداری را ملزم سازد تا تحت پروتكل و استاندارد مشخصی امكان تبادل نامه با يكديگر را در سيستم فراهم سازند، به‌گونه‌ای كه هنگام تبادل، امكان اصلاح نامه ارسالی توسط گيرنده وجود نداشته باشد.
دولت بايد شركت‌های توليدكننده سيستم‌های اداری را ملزم سازد كه ضوابطي را رعايت كنند تا اطمينان لازم نسبت به اين سيستم‌ها به‌دست آيد. اهم اين ضوابط می‌تواند چنين باشد:

حذف و اصلاح نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعی و نهايی در نامه‌های صادره تحت هيچ شرايطی امكان پذير نباشد.

امكان حذف و اصلاح مشخصات اصلی و مستندات نامه‌های وارده نيز پس از ثبت نهايی غير ممكن گردد.

امكان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آنها توسط هيچ كس در سيستم امكان‌پذير نباشد.

تاريخ و ساعت ارجاعات و اقدامات بر روی يک نامه، تنها از سرور اصلی مشخص شده، ثبت شود و غير قابل اصلاح باشد.

البته مسايل گفته شده در اين نوشتار، تنها بخشی از مزايای بهره‌گيری از اتوماسيون اداری در كاهش تخلفات را نشان می‌دهد و بی‌گمان انبوهی ديگر از نا‌به‌سامانی‌های اداری، با كاهش اتلاف وقت و پول ارباب‌رجوع و آسايش بيشتر كارمندان (به‌علت كاهش برخوردهای وی با مراجعان) از ميان خواهد رفت.

برای آگاهی بيشتر از اين اصول، 40 توصيه مجمع جهانی مبارزه با فساد و يا پيش‌نويس كنوانسيون جهانی مبارزه با فساد را ببينید.

منظور آن قسمت از دولت است كه متولی امر مكانيزه كردن دستگاه‌های دولتی است. در حال حاضر ظاهراً طرح تكفا تنها متولی اين امر است ولی هنوز بسياری از دستگاه‌های دولتی بدون هماهنگی با طرح تكفا مشغول انجام اين اتوماسيون و اجرای طرح‌های تكنولوژی اطلاعات در محيط خود هستند.