کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت

ما پارکينسون را بيشتر به عنوانِ يک بيماري، به ويژه بيماري افراد سالمند، مي شناسيم. اما پاركينسون، نامِ يك قانون مهم در روان شناسي و مديريت هم هست. البته بين قانون پارکينسون و بيماري پارکينسون ارتباطي وجود ندارد. بد نيست بدانيد، هر دوي اين ها، به افتخار کاشفان شان، نام گذاري شده است. در سال 1958 نويسنده و تاريخ نگار انگليسي، سي نورتکوت پارکينسون (1909 تا 1993) کتاب طنزي در توصيف رفتار انسان نوشت. "قانون پارکينسون : تعقيب پيشرفت". چکيده ي نظريه ي او، اين بود: "کارها تا وقتي ادامه پيدا مي کنند که زمانِ در اختيارشان را پر کنند".

قانون پارکينسون ( که گاهي اصل پارکينسون نيز ناميده مي شود) به شکلي حيرت انگيزي صحيح بوده است. در واقع قانون پارکينسون به قدري تکرار ، تکرار و نقل شده است که بسياري نمي دانند، اين قانون در ابتدا تنها يک شوخي و فکاهي بوده است.
حتي اگر اين قانون به طور نسبي معتبر و پذيرفته شده باشد، استدلالات متعددي براي کاربرد و کارآيي آن در سازمان ها، بهره وري مديريت، و انگيزش نيروي کار وجود دارد.
اين قانون مي گويد، معمولا افراد تمايل دارند تا كاري كه به آن ها محول شده، تا آن جايي كه امكان دارد، (مثلا تا پايان تاريخي كه از قبل تعيين شده)، به تعويق بياندازد. يكي از دلايلي كه روان شناسان براي اين موضوع ذكر مي كنند، اين است كه انجام زودتر از موعد يك فعاليت معمولا پاداشي به همراه ندارد، اما ممكن است باعث شود تا مسئوليت ديگري به فرد داده شود. بنابراين گذراندن و اتلاف زمان براي انجام فعاليت به سود فرد است، زيرا فشار كاري كمتري به او وارد مي شود. در پروژه هاي پيمان كاري، ممكن است كه اعلام اين كه پروژه زودتر از موعد پايان يافته، باعث شود تا سود حاصل از انجام كار كاهش يابد. از موارد ديگري كه باعث وقوع قانون پاركينسون مي شود، اين است كه در صورت انجام سريع تر كارها، ممكن است گفته شود، تخمين زماني غلط بوده است. دليل ديگري که براي قانون پارکينسون ذکر مي شود، اين است که مديران دوست دارند، مرئوسان بيشتري داشته باشند.
به زبانِ ساده، قانون پارکينسون مي گويد کار طوري گسترش مي يابد که زمان داده شده را پر کند يا به عبارتي مي گويد کار به اندازه ي زماني که براي انجام آن وجود دارد ادامه مي يابد. يک مثال براي درک بهتر:
قانون پارکينسون مي گويد اگر براي انجام پروژه اي يک هفته وقت لازم باشد و به شما براي انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند، شما به اندازه ي دو هفته برايش وقت صرف مي کنيد. يعني شما پروژه را در پايان آن دو هفته به اتمام مي رسانيد گرچه يک هفته کافي بود.(نگوييدنه. اين گونه نيست؟!)  
اگر متوجه قانون پارکينسون نشديد، قانون و مثال را دوباره بخوانيد و با همديگر مقايسه کنيد!! قانون پارکينسون توجيه بسيار مناسبي مي تواند باشد براي افراد تنبل و برخي از مديران!

نکته ي مهم در مورد قانون پارکينسون: گستردگي(کش يافتن) به ميزان و ماهيت کار ارتباط چنداني ندارد.
در مورد زمان انجام کارها و در كنار قانون پاركينسون، قانون ديگري وجود دارد، با عنوان قانون مشخصه دانش آموزي. فرض كنيد، يك دانش آموز براي امتحان درس رياضي، 5 روز فرصت دارد. اين دانش آموز از روز اول شروع به دس خواندن نمي كند، بلكه مطالعه اش را مثلا از روز سوم شروع مي كند. در فعاليت هاي كاري و هم چنين پروژه هايي كه محدوديت زماني دارند، مي توانيم صحت اين قانون را مشاهده كنيم .
قانون پاركينسون در كنار قانون مشخصه ي دانش آموزي، اثرات منفي زيادي را باعث مي شوند. اين دو قانون باعث از دست رفتن زمان و ايجاد اضطراب و دلهره در فرد و سازمان مي گردد، كه نتيجه ي نهايي آن به تعويق افتادن پروژه ها و در مواردي كه محدوديت زماني شديد وجود دارد، كاسته شدن از كيفيتِ نتيجه كار است.
افراد و سازمان ها به طور طبيعي به اين دو قانون گرايش دارند. براي پرهيز از اثرات منفي ناشي از اين دو ويژگي، نيازمند آموزش و اجراي برنامه هاي خاص در سازمان هستيم. مثلا مي توان افراد و يا گروه هايي را كه فعاليت محوله را زودتر از موعد مقرر انجام داده اند، را تشويق كرد. مديريت زمان، راهکار غلبه بر اين مشکل است. راهکاری برای استفاده ی درست از بزرگ ترين سرمايه ی انسان: يعنی زمان. موضوعي که در شماره هاي بعد، در موردش صحبت خواهيم کرد.

و اما قانون پارکينسون چند تعريف ديگر هم دارد. ازجمله:
هزينه ها بدون استثنا آنقدر بالا مي روند تا با درآمد ها يکسان شوند!!! هر چه درآمدتان بيشتر باشد بيشتر خرج مي کنيد و همچنان در موقعيت قبلي خود باقي مي مانيد.اگر هنوز اين قانون را باور نداريد به اين بينديشيد که چرا اکثر انسانها از نظر مالي پيشرفت نمي کنند!!! (لطفا مثال خاص نزنيد.) اگر به هيچ وجه قانع نمي شويد، پس، قانون شکني کنيد!!! خوشحال می شوم که شما يکی از اين قانون شکنان باشيد.

قوانین پارکینسون در مدیریت
قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای طنزآمیز در مجله اکونومیست به آین قانون اشاره کرده است.

وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
كارمند بیشتر= بیكاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
كارمند بیشتر= بیكاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر

اصل اول:
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
قانون پاركينسون مي گويد كار طوري گسترش مي يابد كه زمان داده شده را پر كند يا به عبارتي مي گويد كار به اندازه ي زماني كه براي انجام آن وجود دارد ادامه مي يابد.يك مثال براي درك بهتر:
قانون پاركينسون مي گويد اگر براي انجام پروژه اي يك هفته وقت لازم باشد و به شما براي انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند شما به اندازه ي دو هفته برايش وقت صرف مي كنيد يعني شما پروژه را در پايان آن دو هفته به اتمام مي رسانيد گرچه يك هفته كافي بود.
بخش دیگری از این قانون می‌تواند كمی از تنبلی‌هایی كه در انجام كارهای‌مان به خرج می‌دهیم را توجیه كند و به ما بگوید چرا همیشه در دقیقه 90 همه كارها را انجام می‌دهیم. حتما برای شما هم پیش آمده كه برای یك كار ساده هفته‌ها از رئیس‌تان زمان بگیرید و باز هم درست در لحظه آخر آن كار را با عجله بسیار تمام كنید یا این‌كه با وجود داشتن چند هفته وقت قبل از امتحان‌تان، باز هم اصلی‌ترین مباحث را پشت در ورود به جلسه مرور كنید و به‌خودتان تعهد دهید كه در ترم بعد هرگز چنین اتفاقی را تكرار نمی‌كنید اما با وجود گذشت سال‌ها و سال‌ها باز هم همین روال را پیش ببرید و نتوانید از آن رها شوید.
اگر مدیر یك سازمان هم باشید ممكن است برای بالا بردن كیفیت كارتان وقت بیشتری به كارمندتان بدهید اما باز هم كاری پر اشتباه و كم‌دقت را آن هم در زمانی طولانی‌تر تحویل بگیرید. شاید شما گناه این اتفاقات را برگردن خود یا كارمندان‌تان بیندازید و فكر كنید اگر فرد دیگری در این موقعیت بود به شكلی دیگر عمل می‌كرد اما پاركینسون می‌گوید، این یك موضوع همه‌گیر است و تا برایش برنامه‌ریزی دقیقی انجام ندهید نمی‌توانید از شرش خلاص شوید.
این قانون می‌گوید، مهم نیست كه برای انجام یك كار به شما چقدر زمان داده می‌شود، چه یك هفته و چه یك ماه برای شما فرقی نخواهد كرد، زیرا شما كارتان را به اندازه همان زمانی كه داده شده طول می‌دهید.
از نظر پاركینسون، استرس و فشار كار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود و هرگز خودتان نخواهید فهمید چرا نمی‌توانید در زمانی كه برای كار كافیست آن را تمام كنید و نه در زمانی كه به شما برای انجام آن داده شده است. این قانون می‌گوید، هرچقدر به شما برای انجام یك پروژه وقت داده شود، شما همان‌قدر برای تمام شدنش وقت خواهید گذاشت مثلا اگر برای كاری كه شما توان انجام دادنش را در یك هفته دارید، 2 هفته زمان درنظر گرفته شود، هرگز شما آن را در یك هفته تمام نخواهید كرد و بازهم چیزی كه برای شما از این وقت اضافه باقی می‌ماند، همان اضطراب دقیقه نودی است. شاید بد نباشد برای كم كردن این اضطراب و دور زدن زمان راه‌حل‌هایی پیدا كنید و اگر مدیر هستید بتوانید در زمانی كه برای انجام آن كار لازم است آن را از كارمندتان بخواهید و نه زمانی بیشتر چراكه این زمان بیشتر تنها ركود كار شما را بالا می‌برد و نه‌كیفیت و دقت انجام آن را.
________________________________________
وقتی كارها كش می‌آید...
یك لیست از كارهایی كه باید انجام دهید تهیه كنید و زمانی كه برای انجام آن مورد نیاز است را نیز برآورد كنید و در مقابل هر كدام بنویسید. اگر هم چند پروژه‌ دانشگاهی پیش‌روی‌تان است اولویت‌های‌تان را مشخص كنید و باز هم برآورد زمانی‌تان را مقابل هر كدام یادداشت كنید. زمانی كه برای انجام كارها تعیین كرده‌اید را جدی بگیرید و به‌خودتان اطمینان دهید كه طبق این زمان‌بندی پیش خواهید رفت نه‌فرصتی كه دیگران به شما می‌دهند. در تمامی مدت انجام كارتان قانون پاركینسون را از یاد نبرید؛ اگر شما محدودیتی برای خودتان قائل نشوید كارتان همانطور كش خواهد آمد، پس اگر دیگران شما را محدود نمی‌كنند خودتان برای خودتان چهارچوب تعیین كنید. شما می‌توانید با شروع هر هفته، لیستی از كارهایی كه پیش‌روی‌تان است را مشخص كنید و حتی اگر مدیران‌تان وقت بیشتری به شما برای انجام‌شان می‌دهند، به این فكر كنید كه در 6 روز كاری توان انجام چه میزان از این كارها را دارید یا این‌كه در وقت درنظر گرفته شده برای امتحان‌تان می‌توانید چطور پیش بروید و به چه كارهای دیگری هم برسید.

اصل دوم:
كارمند بیشتر= بیكاری بیشتر
قانون پاركینسون با این اصل شروع می‌شود: كار به همان اندازه‌ای كه برایش وقت یا نیروی انسانی باشد، كش می‌آید. این قانون تلاش می‌كند سیستم آزار‌دهنده اداری را موشكافی كند و به ما بگوید كه چرا برای یك كار ساده اداری باید روزها و هفته‌ها وقت بگذاریم، از این اتاق سازمان به اتاق دیگر پاس داده شویم و در نهایت كارمان هم آنطور كه باید انجام نشود. پارکینسون «تمایل مدیران به داشتن مرئوسان بیشتر» را انگیزه گسترش بوروکراسی‌ها می‌داند که در نتیجه موجب افزایش کارکنان وایجاد وظایف تکراری می شود.
پاركینسون اصرار دارد كه اگر برای كاری كه از عهده 2 كارمند بر می‌آید 10 كارمند هم استخدام كنیم، نه كار سریع‌تر انجام می‌شود و نه كیفیت انجام شدنش فرقی می‌كند بلكه آن كار به اندازه 10 نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد. او از این طریق سیستم وقت‌گیر اداری را توضیح می‌دهد و معتقد است كه براساس این اصل، ادارات با اختصاص تعداد بیشتری نیروی انسانی برای كارهای ساده تنها سیر انجام كار را طولانی‌تر می‌كنند و وقت بیشتر و هزینه بالاتری را به سازمان و مراجعان تحمیل می‌كنند. طبق قانون پاركینسون، با افزایش تعداد كارمندها سرعت انجام كار بالاتر نمی‌رود بلكه كاركنان موضوعات ساده و ابتداعی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام كار را به تعویق می‌اندازند. پاركینسون با توضیح این اصل تلاش می‌كند كه از مدیران بخواهد، در سیستم استخدام كارمندان‌شان تجدیدنظر كنند و به جای پر كردن چارت سازمانی به فكر انجام بهتر كارها باشند. او معتقد است در اكثر مواقع چرخه اداری بیهوده طولانی می‌شود و كارمندی كه توان انجام كار را دارد، تنها برای پیروی از آن روال اداری كار را به دیگران ارجاع می‌دهد و این موضوع می‌تواند سازمان را به مرور دچار یك وضعیت نامساعد كند و بیشتر وقت و هزینه را به انجام كارهایی اختصاص دهد كه نیازی به انجام‌شان نیست. البته این اصل فقط به درد مدیران اداره‌ها نمی‌خورد. شما حتی در منزل هم گاهی با این اصل سروكار دارید. كمی فكر كنید...
________________________________________
اگر مدیر هستید...
براساس اصل پاركینسون جدا شدن تخصص‌های ساده و سپردن‌شان به نیروهای متعددی كه به‌اصطلاح متخصص هم هستند هیچ نفعی برای سازمان و همین‌طور برای مراجعان ندارد. اما پاركینسون مدیران را برای آسودگی از این چرخه تنها نمی‌گذارد. او می‌گوید اگر شما مدیر یك سازمان هستید یا این‌كه كسب و كار خودتان را دارید، بهتر است برای استخدام كارمندان‌تان كمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه كارها را بر دوش یك نفر بگذارید اما نباید با جدا كردن بیش از حد تخصص‌ها و استخدام آدم‌های متعدد برای یك كار، چرخه را طولانی‌تر كنید و روند انجام كارتان را كندتر. حتی اگر یك كارمند ساده باشید، می‌توانید این موضوع را در كار خودتان هم اجرا كنید. در میان ارزش‌گذاری‌های اداری پیش‌قدم شدن و تلاش برای آسان‌تر انجام شدن كارها، اصلی مهم تلقی می‌شود. شما می‌توانید بدون آسیب زدن به كارهایی كه وظیفه انجام‌شان را دارید، برای انجام بخشی از كارهای دیگر كه توان و تخصص‌شان را دارید پیش‌قدم شوید و در محدوده كوچك خودتان مانع از طولانی شدن این چرخه كاری شوید.
________________________________________
اصل سوم:
دخل بیشتر= خرج بیشتر
خرید كمتر= كمتر پول خرج كردن= نیاز كمتر به كار= وقت اضافه بیشتر؛ شاید همین معادله ساده بتواند انگیزه‌ای باشد كه از جیب‌تان بیشتر مراقبت كنید و نگذارید پول‌های‌تان به راحتی خرج شوند. حتما شما هم بارها و بارها این سوال را از خود پرسیده‌اید كه چرا با وجود بالاتر رفتن رتبه كاری‌تان و بیشتر شدن درآمدتان هنوز زندگی‌تان مثل قبل می‌گذرد یا با وجود این‌كه در كنار شغل اصلی‌تان یك كار پاره وقت هم دارید، باز هم نیمه‌ ماه بی‌پول می‌شوید و برای پرداخت اقساط‌تان هم مشكل دارید. پاركینسون دلیل این مشكل را پیروی نكردن از معادله‌ بالا می‌داند. او در قانونش به‌گونه‌ای دیگر به این موضوع می‌پردازد و سعی می‌كند دلیل بی‌پولی همیشگی ما را توضیح دهد و به این سوال‌مان پاسخ دهد كه چرا با وجود بیشتر شدن درآمدمان هنوز هم پس‌اندازی نداریم و همان گرفتاری‌های قدیمی را برای گذراندن زندگی‌مان داریم. براساس این قانون، مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی كه در می‌آورید و حتی كمی بیشتر از آن را خرج می‌كنید. قانون پاركینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست هم‌پایه درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های‌شان هم بیشتر می‌شود. برای درك كردن این قانون نیازی به مثال‌های عجیب و غریب نداریم. اگر شما به آدم‌های دوروبرتان نگاه كنید، می‌بینید كه اغلب آدم‌ها این روزها چند برابر حقوقی كه برای نخستین بار گرفته‌اند درآمد دارند اما باز هم برای جمع كردن دخل و خرج‌شان، به ریال ریال آن پول احتیاج دارند و با وجود افزایش درآمد، نمی‌توانند پس‌اندازی داشته باشند. از نظر این قانون مهم نیست كه چقدر پول درمی‌آورید بلكه نكته این‌جاست كه هیچ وقت پول لازم برای زندگی به آن شكلی كه دوست دارید را ندارید. با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبك زندگی‌تان مشاهده كنید.
حتی اگر اضافه كاری بیشتری بمانید یا حقوق بیشتری دریافت كنید، باز هم روز سی‌ام ماه را به سختی و به انتظار حقوقی كه فردا می‌گیرید، می‌گذرانید.
________________________________________
پول پول می‌آورد...
اگر خرج كردن شما آرام‌تر از درآمدتان افزایش یابد، می‌توانید كمی پس‌انداز داشته باشید. از نظر این قانون با كم كردن سرعت ولخرجی‌های‌تان می‌توانید وابستگی اقتصادی با كارتان را كمتر كنید و كمتر از اطراف‌‌تان به این درآمد ماهانه وابسته باشید. طبق این اصل اگر شما بتوانید با بالا رفتن درآمدتان، هزینه‌های رایج زندگی‌تان را زیاد بالا نبرید یا در واقع با سرعت كمتری آن‌ها را بیشتر كنید، خیلی زود می‌توانید سبك زندگی‌تان را ارتقا دهید و از طرف دیگر پول بیشتری هم به دست بیاورید. شاید بد نباشد چند ماهی این قانون را امتحان كنید و صرف‌نظر از این‌كه چقدر درآمدتان اضافه شده، هزینه‌های‌تان را در همان حد و حدود قبل نگه دارید و بعد از چند ماه تاثیرش را روی زندگی‌تان ببینید. این قانون همان حرف قدیمی پول پول می‌آورد را تایید می‌كند اما در شرایطی كه شما كمی برای خرج كردن آن پول مكث كنید و نگذارید حساب‌تان همیشه تا ریال آخر خرج شود.
________________________________________
بهتر است برای استخدام كارمندان‌تان كمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه كارها را بر دوش یك نفر بگذارید
________________________________________
چگونه صرفه جو باشید؟
اگر از این‌كه هیچ وقت پس‌اندازی برای روز مبادا ندارید خسته شده‌اید، بهتر است راه و رسم صرفه‌جویی را یاد بگیرید و در زمانی كوتاه به آنچه انتظار دارید برسید.
هدفمند پیش بروید: برای خودتان یك هدف مشخص كنید. این پول جمع شده را قرار است چطور خرج كنید؟ هر چه این هدف برای شما ارزشمندتر باشد، موفقیت شما در این صرفه‌جویی بیشتر خواهد شد. خرید ماشین، بزرگ‌تر‌كردن خانه، خرید دوربینی كه دوستش دارید، رفتن به یك سفر و... همگی می‌توانند هدف شما برای این پس‌انداز باشند.
حساب مخارج‌تان را داشته باشید: لیستی از تمام هزینه‌های‌تان تهیه كنید. برای این كار می‌توانید یك ماه تمام پول‌هایی را كه می‌پردازید روی كاغذ فهرست كنید و در پایان ماه ببینید كه چقدر پول خرج كرده‌اید و بیشترین و كمترین هزینه‌های شما برای چه چیزهایی بوده است. با این كار می‌توانید دور مخارج غیرضروری را خط بكشید و ببینید كه در شرایط عادی و با كمی صرفه‌جویی چقدر می‌توانید پس انداز كنید.
واقع گرا باشید: شما قبل از هر كار باید شناختی از خود داشته باشید. درست است كه می‌خواهید پس‌انداز كنید و باید سبك زندگی‌تان را كمی تغییر دهید اما نباید غیرواقعی و احساسی در این مورد تصمیم بگیرید. اگر شما اهل اتوبوس‌سواری نیستید، هرگز به این فكر نكنید كه چطور با اتوبوس و مترو سواری می‌توانید پس انداز كنید. چنین تصمیم‌هایی را در شرایطی بگیرید كه بتوانید به آن عمل كنید.
زمان تعیین كنید: یك دوره را برای این مرحله از پس‌اندازتان درنظر بگیرید. برای مثال اگر شما به 3 میلیون پول احتیاج دارید یك برآورد زمانی هم برای جمع كردنش درنظر بگیرید. سعی كنید به این زمان پایبند باشید و حتی با وجود میل شدیدتان به خرید، در این دوره از پرداختن پول‌های اضافی صرف‌نظر كرده و سعی كنید هزینه‌ زندگی‌تان را تا آن‌جا كه می‌توانید پایین بیاورید.
عابربانك‌تان را فراموش كنید: یكی از دلایل پرخرجی شما می‌تواند همین كارت عابربانك‌تان باشد زیرا به محض ورود به یك مغازه و انتخاب یك كالای غیرضروری خیلی راحت كارت‌تان را بیرون می‌آورید و بدون توجه به هدف‌تان آن كالا را می‌خرید. شاید بد نباشد كه در این دوره‌ صرفه‌جویی، مدتی عابربانك‌تان را با خود نبرید و تنها ابتدای هفته بودجه‌ای كه برای یك هفته‌تان درنظر گرفته‌اید را از آن بیرون بیاورید و سعی كنید تا پایان هفته به آن پول پایبند باشید. شما می‌توانید درصورت صرفه جویی بیشتر و تمام نكردن این بودجه، خودتان را با یك خرید كوچك یا غذای بیرون شاد كنید

پارکینسون نظرات جالب دیگری هم دارد :
"زمانی که برای هر قلم از اقلام دستور جلسه صرف می شود با میزان اهمیت یا مبلغ آن اقلام رابطه معکوس دارد” یعنی مدیران در مورد هرچی که بیشتر بلدند ، بیشتر وقت گذاشته و بحث می کنند تا آنچه که بلد نیستند!
"مدیران علاقه دارند تا افراد تحت سرپرستی خود را چند برابر کنند” یعنی مبادرت به استخدام نیروهای غیر ضروری و تشدید بروکراسی
البته شاید این حالت به دلیل عقده حقارت و خود کم بینی باشد . فردی که با دو خصوصیت بی کفایتی و حسادت وارد یک سلسله مراتب می شود ، چون کیفیت کارش درجه دو است ، مرئوسان درجه سه استخدام می کند! چنین سازمانی برای بهتر شدن تلاش نمی کند و چون تقریبا هیچ کاری هم نمی کند ، لذا سریع به هدفهای از پیش تعیین شده می رسد و مورد تشویق هم قرار می گیرد.