هر فرایندی شامل مجموعهای از فعالیتها
و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار میباشد. در فرایند ارزیابی
عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیتهای
ذیل ضروری میباشد.
1- تدوین شاخصها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آنها:
شاخصها مسیر حرکت سازمانها را برای رسیدن به اهداف مشخص میکند. نگاه اول در تدوین شاخصها متوجه چشمانداز (Vision)، مأموریت (Mision)، اهداف کلان، راهبردهای بلندمدت و کوتاهمدت و برنامههای عملیاتی، و به فعالیتهای اصلی متمرکز میشود. شاخصهای ارزیابی عملکرد تدوین شده باید ویژگی یک سیستم SMART & D را داشته باشند که عبارتند از:
نگاه کنید به مطلب از ارزیابی عملکرد فرار نکنید!
2- تعیین وزن شاخصها، به لحاظ اهمیت آنها و سقف امتیازات مربوطه:
به این معنا که اهمیت هر کدام از ابعاد و محور شاخصها چقدر است؟ آیا شاخصها اهمیت یکسان دارند یا متفاوتند؟ کدام شاخص از بیشترین و کدام یک از کمترین اهمیت برخوردار است؟ برای تعیین ضرایب و اوزان شاخصها روشهایی از جمله میتوان روش لیکرت، روش گروه غیرواقعی NGT))، روش بوردا (Borda)، روش انتخاب نظریات کارشناسان (Expert choice) و روش فرایند تحلیل سلسله مراتبی (Analytic Hierarchy Process) AHP را میتوان نام برد.
نگاه کنید به مطلب رويكردهای ارزشيابي عملكرد
3- استانداردگذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص:
تعیین معیار عملکرد و مقدار تحقق شاخص به صورت کمی یا کیفی، و نرخ رشد عملکرد در سالهای گذشته به صورت میانگین و یا میانگین متحرک برای دو یا چند سال گذشته، با در نظر گرفتن اهداف خاص تعیین شده برای آن دوره و پدیدههای مؤثر در نحوه تحقق آن شاخص، استخراج و معین میگردد. در تعیین وضعیت مطلوب عملکرد شاخص باید واقعگرایانه و غیر بلند پروازانه عمل کرد و توافق واحدهایی که وظیفه انجام و عمل به آن شاخص را به عهده دارند جلب نمود.
نگاه کنید به عواملی که بر عملکرد کارکنان موثر است
4- ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخصها به "ارزیابی شونده":
در روش های متداول ارزیابی عملکرد معمولاً بدون اینکه ارزیابی شونده از شاخصهای ارزیابی مطلع باشد ناگهان با نمرات و قضاوتهای ارزیابی روبرو میشود. اگر هدف اساسی ارزیابی را رشد و توسعه ارزیابی شونده بدانیم، بنابراین ضرورت دارد که قبل از شروع دوره ارزیابی انتظارات مورد نظر در قالب شاخص ها به پرسنل سازمان اعلام گردد تا آنها بتوانند برنامهریزی، سازماندهی، برقراری ارتباط مناسب و سایر فرآیندهای عملکرد مورد انتظار را محقق نمایند.
نگاه کنید به مطلب خطاهای رایج در ارزیابی عملکرد
5- سنجش و اندازهگیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده:
در این مرحله فعالیت ها و دستاوردهای کارکنان سازمان در ارتباط با هر شاخص مورد سنجش قرار میگیرد. همچنین برای هر شاخص، عملکرد واقعی را با استفاده از مجموع واقعیتهای موجود مشخص و با استاندارد عملکرد مطلوب مقایسه میکنیم و نسبت به وضعیت تحقق اهداف آن شاخص بررسی های لازم انجام میشود. در این مرحله قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدات سازمانی در راستای حصول به اهداف مورد نظر شناسایی میشوند.
نگاه کنید به مطلب ارزیابی عملکرد به زبان ساده (بخش چهارم)
6- استخراج و تحلیل نتایج:
در نهایت تحلیل لازم انجام و در صورت لازم باید اقدامات اصلاحی جهت بهبود عملکرد در آن شاخص را معین نمود. یک نکته اینکه در نتایج عملکرد، معمولاً رویکرد و دیدگاه حاکم در ارزیابی عملکرد مورد توجه خاص قرار میگیرد. مثلا: اگر ارزیابی عملکرد یک فرایند مورد توجه باشد، نتایج این اندازهگیری منتهی به تعیین وضعیت مطلوب یا نامطلوب بودن عملکرد آن فرایند میگردد. اگر فرایند موجب افزایش ارزش افزوده برای سازمان شود عملکرد آن مطلوب، و گرنه علت منفی بودن عملکرد فرایند را باید بررسی کرد. برای علتیابی هم میتوان از تکنیک طراحی آزمایشهاDOE و برای کاهش خطا از Six sigma که در سازمانهای پیشرو بیشتر عملی میباشد، استفاده نمود. همچنـــین بـــرای بهبود داخل فرایند از روش بهبود مستمر فرایند CPI)) و جهت بهبود کلی و عوامل خارجی فرایند نیاز به مهندسی مجدد BRP) ) است.
نگاه کنید به دوره و کارگاه ارزشیابی عملکرد کارکنان سازمان