کد خبر: ۴۲۳۷
تاریخ انتشار: ۰۵ تير ۱۳۹۶ - ۱۳:۰۰
شايد تلقي عموم مردم از مسئول دفتر اين باشد كه اين پست نياز به تخصص چنداني ندارد و صرفاً كار وي برقراري ارتباطات تلفني، تنظيم وقت، ثبت و صدور نامه،مرتب كردن كارتابلو … باشد، اما همين برداشت درست نیست.

منابع انسانی هر کشور یکی از بزرگترین منابع اقتصادی را تشکیل می‌دهد و تنوع و درجه تخصص مهارت و خصوصیت و عادات افراد یک ملت تعیین می‌کند که از سایر منابع اقتصادی تا چه حد و چگونه بهره‌برداری خواهد شد. در یک جامعه و سازمان نیروی انسانی را می توان از طریق آموزش با نظام های اجتماعی و تکنولوژی همسو كرد و كيفيت آنان را ارتقاء بخشيد و نقش و تاثير آن را در گردش كار حوزه مديريت سازمان ملاحظه كرد.

مسئول دفتر

حال با توجه به محدوديت زمان و حجم وظايف و تكاليف مديران از فعاليت هاي واحدهاي تحت نظر و پاسخ به درخواست‌هاي كاركنان و ساير امور مربوطه ضروري است. اين وظايف طبق يك برنامه منظم و صحيح به مورد اجرا گذارده شود تا براي اعمال مديريت فرصت كافي موجود باشد و از اتلاف وقت در امور جاري خودداري شود. پس آيا مي‌توان پذيرفت كه يك مدير پرمشغله بدون داشتن يك مسئول دفتر قوي آموزش ديده و منظم در كارش موفق شود؟

برای آگاهی از وظایف یک مدیر دفتر حرفه ای به دوره مهارت های اساسی مسئولین دفاتر مراجعه فرمایید؛

وقت مديران معمولا محدود است و وظايف متعددي دارند، لذا ايجاب مي‌كند اين وظايف طبق يك برنامه به اجرا درآيد. مسئول دفتر با استفاده از معلومات و تجربيات اداري خود عهده‌دار بخشي از وظايف و مسئوليت‌هاي حوزه مديريت است كه تمامي اطلاعات مورد نياز از طريق او به مدير منتقل مي‌شود. يك مسئول دفتر روزانه حتي بيش از افراد خانواده مدير او را مي‌بيند و خصوصيات رفتاري و شخصي او را مي‌شناسد. از مشکلات و گرفتاري‌هاي شخصي و اداري او با خبر مي‌شود، با او همراهي و براي رفع آنها برنامه‌ريزي مي‌كند، برنامه كارش را تدارك مي‌بيند، نيازها و مقتضيات اداري را مي‌شناسد و به او امكان مي‌دهد كه از وقت، فكر، ابتكار، دانش و تجربه خود حداكثر استفاده را ببرد. پس مسئول دفتر برنامه‌ريز مدير است.

  •  مراجعان وکارکنان یک سازمان سیمای مدیر را در آیینه مسئول دفتر آن واحد می‌بینند و بر آن اساس قضاوت می‌کنند
  •  مسئول دفتر علاوه بر داشتن اطلاعات لازم در زمینه امور اداری یک سازمان و حوزه مدیریت باید دارایی ویژگی هایی باشد تا مورد قبول مدیریت و سازمان زی‌ربط قرارگیرد؛
  • مسئول دفتر باید از اطلاعات عمومی در زمینه مدیریت سازمان، مسائل پرسنلی، ضوابط و مقررات اداری، دستورالعمل ها، آیین نامه‌ها داخلی و ... آگاهی داشته باشد؛
  •  و ...
مسئول دفتر

در مجموع يكي از خصوصيات مورد نياز براي احراز پست مسئوليت دفتر يك حوزه مديريتي، داشتن ظرفيت بالایی مسئول دفتر در مواجهه با افراد، شخصيت‌ها، رفتارهاي مختلف، معضلات‌ها، كمبودها، نقايص احتمالي و... است كه در قالب سعه صدر در اوج خستگي و حجم تراكم كارها با رويي گشاده و پرتوان در برخوردها پاسخگو باشد، و با ايجاد آرامش و جلوگيري از تشويش به انجام امور بپردازد. نكته مهم و پيشنهادي شناخت وكسب اطالعات درباره سازمان‌ها، وزارتخانه‌ها، شركت‌ها، بنگاه‌هاي مختلف اقتصادي، اجتماعي فرهنگي، سياسي و ... بنا برجايگاه مدير ارشد واحد و نوع ارتباطات وي از جمله موارد ضروري است كه مسئول دفتر براي انجام دادن آن موظف به تهيه يك بانك اطلاعاتی در اين خصوص است.


منبع : ودودی، نسرین( 1388)، نقش مسئول دفتر در گردش کار حوزه مدیریت،ماهنامه دانشگاه تهران، شماره 67، ص 49.

سمیتئاتر