در کارگاه های آموزشی حضوری، باید شرکت کنندگان را به گروه هایی تقسیم کنیم و برای هر کدام یک سرپرست یا مسئول گروه تعیین کنیم. اگر تعداد شرکت کنندگان در یک گروه دست کم پنج نفر باشد، باید یک هم برای ثبت نظرها و فعالیت ها تعیین شود. محصول اطمینان از آماده بودن مواد آموزشی، وسایل و تجهیزات لازم یکی از شروط بنیادین برای برگزاری موفق یک کارگاه آموزشی است. صرف نظر از این که کارگاه آموزشی را به صورت حضوری یا اینترنتی برگزار میکنیم، باید مطمئن شویم که محتوای آموزشی در اختیار تمامی شرکت کنندگان قرار دارد. در آغاز کارگاه لازم است به تعداد شرکت کنندگان بسته آموزشی در صورت امکان با چاپ آرم سازمان برگزار کننده کارگاه روی بسته های آموزشی تهیه شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار گیرد. به یاد داشته باشیم که یک بسته آموزشی کامل معمولا شامل این اقلام است: جدول زمانبندی کارگاه، برگههای سفید برای یادداشت، خودکار، کتاب یا جزوه آموزشی مربوطه. ممکن است برخی از جزوه ها، فرم ها و یا سایر مواد آموزشی در طول اجرای برنامه و در زمان مناسب دراختیار شرکت کنندگان قرار داده شود. لازم است پیش از آغاز کارگاه از امکانات موجود و مورد نیاز بازدید دقیقی به عمل آید تا در حین برگزاری گارگاه مشکلی پیش نیاید. اگر کارگاه به صورت اینترنتی برگزار میشود، این بازبینی شامل بررسی امکان دسترسی تمامی شرکتکنندگان به محتوای آموزشی میشود.
در برخی از کارگاه های آموزشی در صورت نیاز شرکت کنندگان به آگاهی از مواردی که از آن ها معمولا با عنوان پیشنیاز یاد میشود، می توان پیش از آغاز کارگاه، یک ارزشیابی ورودی از شرکت کنندگان به عمل آورد. این اقدام با دو هدف صورت می گیرد: نخست، تعیین سطح ورودی شرکت کنندگان به منظور استفاده از برنامه ای متناسب با سطح آن ها. دوم، ایجاد پایهای برای سنجش میزان پیشرفت شرکت کنندگان در پایان کارگاه.
در کارگاه های آموزشی حضوری، رعایت نظم و زمان در پرداختن به مباحث اصلی و خودداری از وارد شدن به بحث های فرعی و حاشیه ای و همچنین عدم طرح پرسش ها و مطالبی که با هدف های کارگاه ارتباط لازم را ندارند، در موفقیت کارگاه بسیار مهم هستند. کنترل زمان سخنرانی های ارائه شده و پرسش و پاسخ به منظور پیشگیری از اتلاف وقت، همچنین هدایت کارگاه و بحث گروهی در مسیر صحیح همگی بخشی از وظایف مدیر یا برگزار کننده کارگاه هستند. این شامل رعایت زمان تنفس و پذیرایی نیز می شود. باید زمان مناسب برای استراحت در نظر گرفته شود. در غیر این صورت، ادامه برنامه موجب ایجاد نوعی یکنواختی و فقدان تنوع لازم خواهد شد و خستگی و کاهش انگیزه شرکت کنندگان را به همراه خواهد داشت.
در پایان کارگاه، باید ارزشیابی جامعی از کارگاه در قالب یک
نظر سنجی از شرکت کنندگان به عمل آید. به این منظور، باید پرسش هایی را پیرامون
کیفیت محتوا، فعالیت های انجام شده در کارگاه و میزان مفید و قابل استفاده بودن آن
چه ارائه شده است را مطرح نمود و نظر شرکت کنندگان را درباره ی آن ها جویا شد.
برای اثربخشی بیشتر کارگاه آموزشی، می توان فهرست مشخصات همکاران و برگزار کنندگان
کارگاه را تهیه نمود و در اختیار شرکت کنندگان گذاشت. این فهرست به منظور افزایش
امکان ارتباط و تبادل نظر با افراد پس از کارگاه فراهم می شود.
بنابراین، ضروری است اطلاعات تماس برگزارکنندگان کارگاه را در این فهرست بگنجانیم. پس از برگزاری کارگاه و گردآوری نتایج نظرسنجی، باید در نزدیک ترین زمان ممکن یک جلسه ارزشیابی تشکیل دهیم و عملکرد آموزشی خود را با نظرهای دریافتی از شرکت کنندگان مقایسه کنیم تا به نقاط قوت و ضعف خودمان و کارگاهی که برگزار کردهایم پی ببریم. آنچه موفقیت کارگاه های بعدی را افزایش میدهد، به کاربردن نتایج حاصل از همین ارزیابی است.