مکاتبات اداری-تنظیم عناوین نامه
عناوین نامه با توجه به موضوع اصلی نامه تهیه می‌گردد. بدین ترتیب که اگر موضوع، هدف نویسنده و گیرنده نامه مشخص باشد عناوین نامه را می‌توان تنظیم نمود. جهت تنظیم عناوین نامه، بایستی به اطلاعات داده شده در قسمت سرلوحه توجه گردد.
پس طی مراحل فوق می‌توان نوشتن را آغاز نمود.
به طور کلی یک نوشته از سه قسمت عمده تشکیل می‌گردد( که نامه نیز جزو این تقسیم بندی قرار دارد).
مقدمه-
متن اصلی- اختتام و نتیجه گیری
مقدمه
مقدمه در نامه‌های اداری عبارت است از یک یا چند سطر ابتدای نامه که به سوابق موضوع نامه اشاره می‌کند و با کلماتی نظیر بازگشت (عطف) پیرو و یا در خصوص، شروع می‌شود و در ادامه، با آوردن شماره و تاریخ، سوابق نامه را مستند و مستدل می‌گرداند.
مانند:
بازگشت به نامه شماره 5235 مورخ 6/8/72 در خصوص تقاضای آقای محمد رضا رمضانی، به اطلاع می‌رساند.
متن-------------------------------------------------------------------
لازم به توضیح است که مثال ذکر شده در مورد نامه‌های عادی صدق می‌کند اما در ارتباط با انواع نامه‌های دیگر مقدمه را بایستی به صورت دیگری تهیه نمود.
اصل موضوع نامه (متن اصلی)
با توجه به اینکه نامه اداری، ضمن مستدل و مستند بودن باید رسا، گویا و قابل فهم باشد، لازم است در تهیه موضوع، دقت کافی معمول گردد. بدین ترتیب که سعی و تلاش نگارنده در جهت تهیه موضوع نامه باید این باشد که از حاشیه روی خودداری کند و به اصل مطلب بپردازد. به گونه‌ای که گیرنده نامه در کمترین زمان و با یک بارخواندن، به مفهوم مضمون آن کاملاً آگاهی یابد.
فضل فروشی و حاشیه‌پردازی و درج مطالب غیرضروری در نامه‌ها باعث ابهام و کم اثر شدن آن‌ها می‌گردد.
به نمونه زیر توجه کنید:
مقدمه------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------
نامبرده می‌تواند با توجه به برنامه درسی پیوست بر اساس ماده ....... آیین‌نامه اعطای تسهیلات آموزشی ویژه رزمندگان، در ساعاتی که ذکر شده است، جهت حضور در کلاس درسی، محل کار خود را ترک نماید.
بدیهی است .....
اختتام و نتیجه گیری
پس از آوردن اصل موضوع و شرح و بسط آن در پایان باید به گونه ای نامه را تمام کرد که خواننده ترغیب گردد موضوع رادر اسرع وقت به نهایت دنبال نموده و هر چه سریعتر نتیجه را اعلام کند.
اضافه می شودکه نتیجه نامه باید کاملاً رسا و گویا بیان گردد و ازکلماتی مبهم در نوشتن آن استفاده نشود.
در مورد نتیجه به نمونه زیر توجه نماید:
مقدمه -------------------------------------------------------------------------------------
متن اصلی ----------------------------------------------------------------------------------
نتیجه خواهشمند است دستور فرمایید در خصوص موارد فوق با مشارالیه مساعدت لازم معمول دارند.
نام و نام خانوادگی
عنوان فرستنده
امضا
مرحله سوم: بررسی و بازبینی پیش‌نویس
جهت بدست آوردن اطمینان از کامل بودن نامه، بررسی پیش‌نویس الزامی است چرا که ممکن است مواردی از قلم افتاده یا بی‌مورد اضافه شده باشد. بنابراین می‌توان جهت حصول اطمینان از تهیه‌ی درست نامه، فهرستی ازسؤالات گوناگون مانند نمونه زیرتهیه نمود. بدیهی است که معدل پاسخ‌های مثبت و منفی پاسخگوی مقبولیت و صحت پیش‌نویس تهیه شده می‌باشد.
1- آیا متن‌نامه به آسانی قابل فهم است؟
2- آیا متن را به آسانی می‌توان خواند؟
3- آیا متن به طور قاطع و جامع تفسیر و تدوین شده است؟
4- اگر نامه، پاسخ‌نامه دیگر باشد آیا نامه توانسته است به تمام سوالات پاسخ گوید؟
5- آیا نامه تهیه شده بیش از حد طولانی و یا بالعکس مختصر نمی‌باشد؟
موارد زیر را به هنگام تهیه نویس باید مد‌نظر داشت :
1- حتی الامکان پیش‌نویس روی کاغذهای مخصوص نوشته شود.
2- پیش نویس خوانا و بدون خط خوردگی باشد.
3- با رعایت فاصله خطوط از یکدیگر( حدود 5/1 سانتی متر ) جای کافی برای اصلاحات مقام بالاتر فراهم گردد.
4- فاصله کافی جهت حواشی‌نامه اختصاص داده شود.
مر حله چهارم: سایر اقدام
در پایان، پس از تهیه پیش‌نویس، آن را برای تایید و امضا به مقام مسئول می‌دهند و پس از اصلاح و در صورت لزوم انجام تغییراتی چند و امضای آن، به ماشین‌نویس داده می‌شود تا متن فوق را با ماشین بنویسید. نامه در سه نسخه و درصورت لزوم (داشتن رونوشت) در چهار نسخه یا بیشتر تایپ می‌شود. پس از آن نامه تهیه شده مجدداً از طرف نگارنده با متن اصلی پیش‌نویس مطابقت داده شده در صورت درستی، گوشه صفحه دوم آن توسط نویسنده امضاء (پاراف) می‌گردد.
نهایتاً پس ازامضای مقامات مسؤل، ازطریق دبیرخانه، نامه جهت گیرنده یا گیرندگان‌نامه، ارسال می‌شود.
آنچه تا بدین‌جا آمد تلاشی بود درباب شناخت جزیی ارتباطات و نامه‌های اداری در سازمان اما بحث در مورد رسایی و زیبایی محتوا و ظاهر نامه به راه و روش نگارش مربوط می‌گردد بدین منظور در بخش سوم سعی خواهد شد مختصری از قواعد آیین نگارش زبان فارسی (به طورعام ) ونگارش نامه‌های اداری (به طور خاص) جهت آشنایی بیشتراستفاده کنندگان، ارائه گردد.
